Rəsmi e-mail necə yazılmalıdır?

Müasir dövrün ən aktual mövzularından biri də, yazışmalarda mail-dən düzgün istifadə qaydasıdır. Təəssüf ki, bir çox insan e-mail yazışmalarında qaydalara riayət etmir.

GR8 komandası rəsmi yazışmalarda köməyinizə çatacaq bir neçə nüansı təqdim edir.

  • İlk növbədə rəsmi e-mail ünvanınız olmalıdır. Adınızı və soyadınızı əhatə etsə daha yaxşı olar.
  • Orfoqrafik səhvlərin olmamasına diqqət edin.
  • Durğu işarələrini doğru və yerində işlədin.
  • Başlıq (Subject) yerinə göndərəcəyiniz mail-ə uyğun başlıq seçin.
  • Hər mail-i təcili və ya vacib başlığı ilə göndərməyin.urgent
  • Mail yazarkən bütün hərflər böyük olmamalıdır.
  • Sadə, anlaşılan və yazı formalarından çox istifadə etmədən (rəng, font) mail yazın.
  • Mail yazarkən birbaşa mövzuya keçməzdən əvvəl mövzu ilə bağlı qısa açıqlama verməyiniz daha doğrudur.
  • Qısa, dolğun və soruşulan sualın və ya mövzununun əhatə olunduğu mail daha məqsədə uyğundur. Bu sizi təkrar yazışmalardan və vaxt itkisindən azad edəcək.
  • Mail-in mümkün qədər kiçik həcmli olmasına diqqət edin.
  • Mail-ə hər hansı file əlavə edərkən file-ın adının mövzuya uyğun olmasına diqqət edin.
  • Yazını bitirməmiş mail ünvanını qeyd etməyin. Bu sizi tamamlanmamış mail-i səhvən  göndərmək riskindən azad edəcək.
  • Mail ünvanını doğru qeyd etdiyinizdən əmin olun.
  • Çox sayda şəxsə eyni mail-i göndərərkən BCC-dən istifadə edin. Bir-birini tanımayan şəxslərin mail yazışmalarını görməsi məqsədə uyğun deyil.
  • Əksinə mail yazışmalarının göndərdiyiniz bütün şəxslər tərəfindən görünməsini istəyirsinizsə CC-dən istifadə edin.

 

  • Reply all etmədən əvvəl mail-in kimin üçün əhəmiyyətli olduğunu dəqiqləşdirin.
  • Mail göndərməzdən əvvəl təkrar-təkrar oxuyun.
  • Mail-in sonunda sadə avtomatik imzadan istifadə edin.  Məsələn: Hörmətlə adınız soyadınız.how-to-generate-maximum-engagement-with-your-email-marketing
  • Səhv göndərilmiş mail-ə belə, cavab verməyə çalışın
  • Sizə göndərilən mail-ə hal-hazırda cavab vermək imkanınız olmasa belə, məsələ ilə bağlı qısa zamanda geri dönüş edəcəyinizi bildirin.
  • Göndərilən mail sizi əsəbiləşdirdiyi halda mümkün qədər əsəbləriniz sakitləşdikdən sonra cavab verin.
  • Mail-i göndərəcəyiniz şəxslə nə qədər səmimi olsanız belə, mail yazışmalarında rəsmi olmağa önəm verin.
  • Mail yazışmalarında zarafat edilməsi və şəxsi məsələlərin müzakirə edilməsi doğru deyil.
  • Hər məsələ ilə bağlı mail-dən istifadə etməyin.

Hazırladı: Türkan Lətifli

Mənbə: www.wikihow.com

 

Baxış sayı: 735

Xoşuna gəlirsə paylaş...Share on Facebook
Facebook
0Share on Google+
Google+
0Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin
Pin on Pinterest
Pinterest
0

Bir cavab yazın

Sizin e-poçt ünvanınız dərc edilməyəcəkdir. Gərəkli sahələr * ilə işarələnmişdir